Les partenaires et sponsors sont l’un des axes de l’organisation d’un événement tel que la Fête des Familles.
Ils sont principalement de quatre types, en fonction de leur apport potentiel, de la façon de les aborder et du suivi des demandes :
Institutionnels
◊ Conseil Général, Conseil Régional, UDAF : octroi de subventions ;
◊ Mairie : matériel (barrières, tables, chaises, espace public et support de com) ;
◊ CAF : édition des supports de com (flyers, affiches et programmes distribués le jour J au public).
Grandes enseignes
◊ les banques (Société Générale…) : subventions, objets promotionnels ;
◊ la grande distribution (Auchan, Monoprix , LIDL…) : goûter.
Petits commerces
Petits commerces du centre ville (notamment ceux qui n’appartiennent pas à des chaînes nationales) :
◊ peuvent supporter la communication sur l’événement en acceptant des affiches et des flyers dès mi septembre ;
◊ fournissent des lots (fin de séries, objets promotionnels …) avec lesquels on constitue des sacs contenant chacun une demi-douzaine de lots pour la tombola gratuite.
Mouvements
Mouvements dont des bénévoles prendront en charge des animations et des jeux (conception, réalisation, fourniture, mis en oeuvre).
Au-delà des mouvements en lien avec la famille ou le couple, on peut également solliciter ceux qui sont liés à une animation culturelle (AFOCAL, Planète Science…). Ils peuvent être heureux de contribuer à l’organisation de la Fête des Familles.
Quelles contreparties proposer aux partenaires ?
Exemple de proposition à formaliser : projet de plaquette du programme
Il est possible (pour ceux qui le peuvent et qui le souhaitent) de concevoir et d’adresser à l’attention de vos futurs partenaires un « programme » destinés aux participants à la Fête des Familles, et incluant la pub des partenaires, l’implantation des animations sur le lieux d’accueil et menu des festivités.
Ce peut être par exemple un document A3 plié en deux ou un A4 plié en trois (format dépliant classique), imprimé en couleur. Ce document une fois finalisé sera remis à chaque participant à l’entrée du site.
Bien mentionner (à l’attention des futurs partenaires) que l’illustration du site proposée dans le document qui sera distribué n’est pas contractuelle.
Le croquis suivant nous a aimablement été communiqué par l’AFC des Coteaux du Sud-Est toulousain. Les variables qui y figurent sont proposées uniquement à titre d’exemple.
Chaque acteur doit disposer d’un « kit » de communication propre au type de partenaire qu’il doit démarcher. Il doit aussi disposer d’une carte de visite ou d’un flyer, à laisser aux personnes contactées, à l’effigie de la Fête des Familles avec la proposition concrète de partenariat au dos.
◊ Institutionnels : courrier avec le dossier de presse, une plaquette « Devenez partenaire » et, si besoin, le formulaire CERFA 12156*03 ; relance téléphonique sous 15 jours à un mois jusqu’à réponse formelle du président ; si possible obtenir un rdv ; prévoir (si le courrier type est disponible) une heure pour le courrier, puis une heure par mois pour les relances en vue d’un rendez-vous.
◊ Grands groupes et hypers : courrier avec le dossier de presse, une plaquette « Devenez partenaire » ; relance téléphonique sous 15 jours à un mois; si possible obtenir un rdv ; même temps consommé que pour les institutionnels.
◊ Mouvements : prendre contact avec les bureaux des mouvements ; lorsque les mouvements sont ouverts à ce type d’événement tout se passe par mail (courrier + dossier de presse + plaquette « Devenez partenaire ») et téléphone ; sinon prendre rdv.
◊ Petits commerces : des flyers spécifiques ou carte de visite avec synthèse du partenariat proposé à laisser au commerçant ; plaquette « Devenez partenaire » sous le coude ; le cas échéant relance téléphonique ; prévoir 5 à 10 mn par commerçant ; constituer une équipe de 4 à 5 couples pour réaliser le démarchage ; les bons horaires de visites sont de 10h à 12h les matins en semaine.
À savoir
Au niveau national, la Confédération nationale des AFC fait également appel à des partenaires dont le logo figure sur les affiches.
